Fonte: O Globo

A partir de janeiro de 2012, todos os condomínios do país deverão ter sua certificação digital. A exigência é da Caixa Econômica Federal. A assinatura eletrônica dará acesso ao seu canal Conectividade Social por onde os condomínios transmitem ao governo não só as informações sobre o registro de seus trabalhadores, mas também de sua declaração do Imposto de Renda, e do registro de pagamentos de autônomos (RPA). Segundo dados da Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (Abadi), até agora apenas cerca de 20% dos condomínios cariocas fizeram essa certificação. O número é preocupante já que não fazer a certificação pode acarretar multas e processos judiciais na Justiça do Trabalho. É bom destacar também que mesmo aqueles condomínios que não têm funcionários registrados precisam, sim, providenciar a sua certificação. O prazo vai até 31 de dezembro e a Caixa já avisou, não pretende esticá-lo.

Espécie de chave eletrônica, a certificação comprova a identidade e assegura a validade jurídica de transações on-line e a troca eletrônica de documentos, mensagens e dados. Há vários tipos de certificação, mas no caso dos condomínios, a mais indicada é o chamado e-CNPJ. Ele será usado para transmitir mensalmente os dados da folha de pagamento relativas ao FGTS e às contribuições previdenciárias.

Mas como providenciar a certificação do seu condomínio? O processo, em teoria, é simples. Mas a lista extensa de documentação pode acabar complicando em alguns casos. É preciso ter em mãos os seguintes documentos: instituição, especificação, convenção e cartão de CNPJ do condomínio, ata de eleição do síndico, além de RG, CPF e comprovante de residência do síndico. Apenas o síndico do condomínio pode dar entrada no processo de certificação, que é dada por uma agente certificadora credenciada pela Receita Federal, como a própria Caixa Econômica , a Serasa Experian e a Certisign . O custo varia de acordo com o prazo de validade, que pode ser de um a três anos, e costuma ficar entre R$ 350 e R$ 500.

- O maior problema desse processo é que a cada vez que mudar o síndico, o condomínio vai precisar pedir uma nova certificação já que ela é dada ao condomínio, mas vinculada ao CPF do síndico. Por isso, indicamos aos condomínios que façam a certificação com prazo de apenas um ano - diz Pedro Carsalade, presidente da Abadi.

A instituição já conseguiu uma pequena flexibilização na questão da documentação. Condomínios que não tiverem sua convenção registrada no RGI (caso de cerca de 60% dos condomínios cariocas), por exemplo, poderão apresentar a escritura registrada de um dos proprietários que assina a ata de eleição do síndico. O objetivo é comprovar que aquele condomínio realmente existe.

Para dar entrada na certificação, o síndico precisa primeiro entrar em contato com uma das agentes certificadoras para agendar uma data para entrega dos documentos. Se não houver qualquer problema com a documentação, em alguns casos a certificação é dada na hora da entrega da documentação. Algumas agentes, contudo, pedem até dez dias.

- Há muitos síndicos relutando em fazer a certificação. Mas essa é uma exigência do governo, e os condomínios vão precisar se adaptar ou poderão ter problemas no futuro já que quem não tiver a certificação não poderá enviar seus dados à Caixa a partir de janeiro. Com isso, se demitir um funcionário ele não vai poder sacar seu FGTS e aí o condomínio vai acabar tendo problemas com a Justiça - alerta Carsalade.